De magie van HR-papierwerk
“Als ondernemer begint je avontuur al met administratie, maar ook als werkgever is het een onvermijdelijk, maar beheersbaar deel van je succes.”
We zouden België niet zijn als er bij HR ook geen papierwerk komt kijken. Werken met mensen zou je denken dat dat vooral op de ‘menselijke’ manier is en daar zit ook wat in, al hoort er zeker weten ook papierwerk bij.
Dat papierwerk begint als ondernemer niet speciaal bij jouw werkgeversavontuur, dat start al bij jouw ondernemersavontuur! Denk aan de algemene voorwaarden, samenwerkingsovereenkomsten,… o zo belangrijk en velen besparen daarop bij hun start. Jammer wel want die dingen kunnen je een hoop besparen bij uitdagingen! Denk maar al snel aan onbetaalde facturen… het incassobureau of advocaat waarmee je wil gaan werken om jouw facturen betaalt te krijgen zal snel vragen naar die algemene voorwaarden 😉
En dan is het zover! Je start jouw werkgeversavontuur!
Het werk wordt je teveel, je kan niet meer alles alleen dus het is tijd om uit te kijken naar een samenwerker. Nu, dat kan in zoveel verschillende vormen! Je kan iemand op freelancebasis nemen, interim/tijdelijke payrolling en natuurlijk ook vast op jouw payroll. Dan neem je die persoon vast in dienst.
Eerst doen we een verkennend gesprek – gratis – om te kijken waar jij nood aan hebt én wat voor jou het meest gunstig is.
In dat gesprek zetten we jou ook in gang om aan de onthaalbrochure te beginnen, missie, visie en strategie uit te schrijven, de juiste vacaturetekst, we geven je de loonsverwachting mee, de loonkost,… in andere woorden: we informeren je helemaal voor je begint.
Maar je hebt dus door dat je niet “zomaar” begint aan dit avontuur, hier begint de administratie al🙂
Wanneer je beslist om iemand op jouw ondernemingsnummer aan te nemen als vaste kracht, zetten wij voor jou de papiermolen in gang. Hier begint ons deel van jouw personeelsadministratie.
We maken voor jou alle aansluitingen in orde, ook die sectorgebonden zijn, maken jouw dossier hier intern in orde, maken de arbeidsovereenkomst met bijlagen en policy’s voor jou in orde zodat jij helemaal zorgenloos kan starten.
Wij maken voor jou de arbeidsovereenkomst op en kijken na of er policy’s en bijlagen van toepassing zijn. Wist je dat je een bijlage moest maken voor de maaltijdcheques? Jaja, de werknemer moet namelijk toestemming geven dat je de wettelijke minimum eigen bijdrage van 1,09€ van het loon inhoudt. Daarnaast kijken we ook naar car-, laptop- en smartphonepolicy.
We krijgen hier vaak de opmerking “ja maar nu héb ik eindelijk mijn medewerker gevonden, moet ik hem 40 bladzijden onder zijn neus duwen voor hij kan starten!”
I get it. Dat is inderdaad veel.
Maar! Stel dat je dat niet doet en jouw medewerker geeft op het einde van de tewerktelling een Medion terug ipv zijn Iphone. Ga je daar dan wel blij mee zijn? Niet he? Smartphonepolicy dus.
Bij start van jouw werkgeversavontuur is het ook belangrijk dat we het al eens hebben over jouw arbeidsreglement. Je kan dat zelf maken of door ons laten opmaken. Wat je ook kiest: het is een verplicht document en het moet er zijn. En dat…. is een stevig brokje papierwerk, dat ga ik zeker niet ontkennen.
Maar we willen alles zo min mogelijk en gemakkelijk mogelijk voor jou maken, hoe meer we voor jou kunnen doen, hoe liever we ‘t hebben. Jij bent zo ontzorgd en wij maken alles ineens met de nodige kennis op zodat je gerust bent.
Je krijgt zelfs van ons een startersbox mee mét kaft die we zelf ontwikkeld hebben om al die administatie netjes bij te houden mét tips, trics en tools. Alles snel bij de hand dus! Je vergeet de arbeidsongevallenverzekering niet?
Dus even samenvattend:
- wij maken de administratie in orde (aansluitingen, arbeidsovereenkomst, policy’s, bijlagen, arbeidsreglement,…)
- jij regelt de verzekering
Die administratie moet je echt wel goed bijhouden, daar zijn zelfs bepalingen over! Klassiek is bepaald dat je alle sociale documenten vijf jaar moet bijhouden maar we hebben voor jou deze handige tabel gevonden:
Medewerker gestart, administratie gedaan.
Toch?
Woeps! Niet helemaal.
Eén keer per maand verwachten we van jou de loonopgave. We moeten immers doorkrijgen van jou wat jouw medewerker juist gepresteerd heeft voor we voor jou een loonsberekening kunnen opmaken. Wij maken de berekening, mailen je de documenten en sturen de aangiftes in maar om die te kunnen maken hebben we van jou een loonopgave nodig. Dat duurt welgeteld 4 minuten per medewerker… tenzij je echt niets hebt bijgehouden die maand.
Heeft jouw medewerker altijd ‘gewoon’ gewerkt, dan is dat bij wijze van spreken ‘klik klik en klaar’ maar als er vakantie genomen is, ziekte,… dan hou je dat best ergens in de maand al bij om dat vlotter te kunnen afwerken op het maandeinde. Anders weet je dat niet meer 😉
Een tip daarin is om dat gelijk via de online tool bij te houden zodat je alleen moet nakijken en bevestigen.
Wijzelf doen dat in combinatie met de online tool en een Outlook-agenda ‘teamplanning’. Via die teamplanning zet het team zelf in wanneer ze met de fiets gekomen zijn, wanneer met de auto, wanneer ze wat later starten,… Maar dat kan met een goed werkend zelfsturend team.
Als je dat nog niet hebt, daar kan je naar werken hoor!
Je weet nu dat je administratie al start bij het ondernemerschap, meer wordt bij de opstart van jouw medewerker (dat is eventjes, niet langdurig he) en dan heb je maandelijks een paar minuten nodig voor de loonopgave.
Nu, na die loonopgave moet je die documenten nog wel even verwerken. ook daar kunnen we veel in automatiseren maar sommige dingen moet je nog wel zelf doen.
Boekhouddocumenten mail je naar de boekhouder, betalingen doe je via de bank en klaar is kees. Ja, dat kost je nog even een half uurtje per maand. Natuurlijk wanneer je met meer personeel werkt, kan je nog meer delen automatiseren waardoor je niet de reflex moet hebben ‘meer mensen, meer werk’. Wel bij de loonopgave, niet speciaal bij de verwerking ervan 😉
Als startende werkgever zal je merken dat je vooral de eerste drie maanden meer vragen hebt. Jouw werknemer stelt immers vragen waar jij geen antwoord op weet en dat is helemaal normaal.
En daarvoor zijn wij er! We helpen je graag dus bel en mail ons en je bent heel snel geholpen.
Nog één deeltje administratie: jaarlijks krijg je van ons nog even de fiches.
Je weet wel, die dingen die je krijgt om jouw belastingsaangiftes in te dienen. Wel, wij doen heel het jaar door de loonverwerking en de aangiftes. Op het einde van het jaar kijken wij alles na of de juiste codes gebruikt zijn, of het aantal vergoedingen woon-werk gelijk is met de werkdagen bijvoorbeeld, of er geen boekingen meer open staan,…
En dan doen wij de jaaraangifte via de Belcotax.
Wij doen de jaaraangifte aan de belastingen en maken de fiche voor de werknemer op.
Hoe dacht je anders dat er al getallen staan in de tax-on-web… die moeten ergens vandaan komen he 😉 Jazeker! die komen o.a. vanuit ons 🙂
Die fiche bezorg jij aan jouw werknemer, de sociale balans bezorg je aan jouw boekhouder. Die sociale balans is een onderdeel van jouw balans als bedrijf zijnde. Ga maar eens kijken op de vorige neergelegde jaarrekeningen: als je personeel had, staat daar een stuk ‘sociale balans’ op .
Die sociale balans geeft weer hoeveel personeelsleden je hebt, of dat arbeiders of bedienen zijn, voltijdsen of deeltijdsen,…
Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:
En dan begint heel de molen terug opnieuw 🙂
Op de startersadministratie na dan 😉
Dus:
- administratie als ondernemer
- administratie als startende werkgever (éénmalig)
- administratie als werkgever: loonverwerking (maandelijks)
- administratie als werkgever: jaarafsluit (jaarlijks)
Als je dat zo bekijkt… valt toch mee?
